Freihändige Vergabe oder offene Ausschreibung: Was Gemeinden besser wählen

Der grösste Vorteil der freihändigen Vergabe ist das Tempo. Die Gemeinde kennt den Betrieb, hat vielleicht schon gute Erfahrungen gemacht und kann den Auftrag in wenigen Tagen erteilen. Der Aufwand für Verwaltung und Anbieter bleibt gering, was bei kleinen Beträgen durchaus zählt. Lokale Handwerksbetriebe schätzen das, weil sie nicht in ein aufwendiges Dossier investieren müssen, um einen Auftrag von ein paar tausend Franken zu bekommen.

Die Schwächen liegen im fehlenden Vergleich. Ohne Konkurrenzofferten weiss niemand, ob der Preis angemessen ist. Zudem entsteht leicht ein stilles Abhängigkeitsverhältnis: Wer einmal berücksichtigt wurde, wird oft wieder berücksichtigt, und neue Anbieter erfahren gar nicht, dass es etwas zu vergeben gäbe. Für Aussenstehende ist kaum nachvollziehbar, warum gerade dieser Betrieb den Zuschlag erhielt.

Hinzu kommt ein Punkt, der in der Praxis häufig unterschätzt wird: Freihändige Aufträge werden vielerorts nicht oder nur mit grosser Verzögerung veröffentlicht. Wer als Einwohnerin oder Einwohner wissen möchte, wie viel die Gemeinde im vergangenen Jahr ohne Ausschreibung vergeben hat, stösst oft auf Schweigen oder auf Zahlen, die sich nicht überprüfen lassen.

Bei der offenen Ausschreibung wird der Auftrag öffentlich bekannt gemacht, die Kriterien stehen im Voraus fest, und alle Angebote werden nach denselben Massstäben beurteilt. Das erzeugt Wettbewerb, und Wettbewerb drückt in der Regel die Preise oder verbessert das Verhältnis von Leistung und Kosten. Vor allem aber hinterlässt das Verfahren Spuren: Es gibt Unterlagen, Bewertungen und einen begründeten Zuschlag, die sich im Streitfall prüfen lassen.

Die Kehrseite ist der Aufwand. Kleine Gemeinden haben selten eine Fachstelle für Beschaffung, und das Verfassen von Ausschreibungsunterlagen verlangt juristisches und technisches Wissen. Auch für Anbieter ist es mühsam, ein umfangreiches Dossier einzureichen, ohne zu wissen, ob es sich lohnt. Manche kleinen Betriebe verzichten deshalb ganz, was den Wettbewerb wieder einschränkt.

Ein weiteres Risiko liegt in der Gestaltung der Kriterien. Wer den Preis zu stark gewichtet, erhält womöglich billige, aber schlechte Arbeit. Wer Referenzen und Erfahrung zu stark gewichtet, schliesst Neulinge aus. Ein offenes Verfahren ist also kein Garant für Fairness, aber es macht die Entscheide überprüfbar, und das ist der entscheidende Unterschied.

Meine Empfehlung lautet: Für einmalige, kleine Aufträge unterhalb der gesetzlichen Schwellen ist die freihändige Vergabe vertretbar, sofern die Gemeinde mindestens zwei Richtofferten einholt und den Entscheid kurz schriftlich begründet. Das kostet wenig Zeit und schafft die minimale Nachvollziehbarkeit, die öffentliches Geld verdient. Der Aufwand steht dann in einem vernünftigen Verhältnis zum Auftrag.

Sobald ein Auftrag grösser ist oder sich über Jahre wiederholt, sollte die offene Ausschreibung die Regel sein. Wiederkehrende Aufträge, etwa Winterdienst, Reinigung oder Unterhalt, summieren sich zu erheblichen Beträgen, auch wenn jeder einzelne Auftrag klein wirkt. Hier lohnt sich der Aufwand, weil er sich über mehrere Jahre auszahlt und den Markt offen hält.

Ausnahmen bleiben Notfälle und echte Einzelanbieter. Doch auch dann sollte die Gemeinde die Gründe offenlegen. Wer eine Ausnahme beansprucht, schuldet der Öffentlichkeit eine Erklärung, und genau diese Erklärung fehlt heute in vielen Fällen.